Wat is de invloed van Corona op Scrum werken?

De meeste Qquest collega’s die in opdracht zijn, werken met het Scrum framework. Vanwege de corona-uitbraak werkten we van de één op de andere dag allemaal vanuit huis. Dit heeft impact gehad op het Scrum werken. Waar we voorheen nog dagelijks fysieke stand-ups hadden, ging dit opeens digitaal. Misschien zit je zelf ook in een team waar jouw manier van werken is veranderd. Wat voor impact heeft de coronacrisis op de Scrum processen gehad bij onze collega’s in opdracht? Hoe zijn zij daarmee omgegaan en wat voor creatieve oplossingen werden er bedacht? Ik ging op onderzoek uit en deel met jou mijn uitkomsten. Hopelijk krijg je zo wat inzicht in hoe onze collega’s ‘het nieuwe normaal’ vorm hebben gegeven.

Ik heb met collega’s gesproken die een Scrummaster rol hebben. Zij hebben met mij gedeeld hoe zij de veranderingsperiode hebben meegemaakt en wat nu hun ervaringen zijn.

Michael is bij de ANWB naast een ketenanalist ook een Scrummaster. In zijn team was het, zoals bij veel teams, gebruikelijk om vijf dagen op kantoor te werken. Ook hij maakte mee hoe zijn team ineens moest gaan thuiswerken. Hij merkte bij de migratie naar online meetings dat zijn collega’s veel vaker op tijd waren dan op kantoor. Ook kwamen bijeenkomsten sneller to-the-point. De online vergadering heeft wel als bijwerking dat meetings rommeliger kunnen verlopen of personen slecht verstaanbaar zijn. Michael heeft dit als Scrummaster opgelost door afzonderlijke personen de beurt te geven bij daily scrums. Zo blijft de start van de dag gestroomlijnd.

Toen men nog bij elkaar op kantoor kwam, was het gemakkelijker om het één en ander aan elkaar te kunnen laten zien, zoals tekeningen of schermen. Al met al verlopen de digitale meetings nu prima. Gelukkig gebruikte het ANWB team van Michael al een digitaal scrumbord, maar hoe zit dat als je een fysiek scrumbord had?

Donna is fulltime Scrummaster bij een consumentenkredietverstrekker. Haar team heeft een fysiek scrumbord op locatie. Er bestond wel een digitaal Scrumbord voor haar team, maar deze werd nauwelijks gebruikt. Door het plotselinge thuiswerken, merkte ze dat er applicaties ontbraken om op afstand te vergaderen. Door de veranderingen in de wereld, verschoven ook de prioriteiten van het team. Daarom heeft Donna alleen de hoogste prioriteiten opgenomen op haar digitale scrumbord. Samen met haar team heeft ze beoordeeld wat de quick wins zouden zijn en wat nu nodig is om hogere efficiëntie te behalen, bijvoorbeeld samenwerkings- en communicatietools.

De teamleden wisten van tevoren wel dat zij binnenkort moesten gaan thuiswerken. Daarom hadden ze al wel wat voorbereidingen getroffen, bijvoorbeeld door genoeg licenties voor Citrix aan te vragen. Donna vertelt hoe het Scrum werken haar team geholpen heeft om gelijk in te spelen op de veranderingen.

Donna heeft meteen verbeteringsslagen gemaakt voor de efficiëntie. Eén manier hoe Donna dit probleem heeft aangepakt is door de timebox van de daily Scrum uit te breiden naar een half uur. Daarnaast heeft ze gezorgd voor twee refinements per week. Hierdoor hebben de Scrumteamleden extra momenten om even snel wat dingen kort te sluiten tijdens de dag start en refinements. Door Scrum te werken kon het team flexibel te werk gaan. Daardoor was het voor het team mogelijk om snel deze wijzigingen door te voeren, waardoor ze op de lange termijn een betere efficiëntie hadden.

Donna heeft nog een tip voor Scrummasters die retrospectives op afstand willen houden: gebruik een tool zoals Mural, Mentimeter of Funretro.io. Hiermee verhoog je de interactiviteit van jouw team.

Een collega die in opdracht is bij PostNL als Release Train Engineer werkt zelf niet in een Scrumteam. Zijn taak is om Scrummasters te helpen/ondersteunen in hun vak. Hij bekijkt de situatie dan ook vanuit een heel ander oogpunt. De Scrum teams van PostNL maakten al gebruik van een online werkplanningstool genaamd Rally. Op kantoor was er ook al een werkplanning inzichtelijk, dus was de uitkomst dat sommige collega’s wel gebruik maakten van de online tool, en anderen niet. Juist doordat iedereen moest gaan thuiswerken werd deze tool spontaan door iedereen geadopteerd.

Deze collega benoemt ook dat bepaalde meetings die voorheen bij elkaar gedaan werden nu lastiger gaan door het vele thuiswerken. De retrospective kan heel persoonlijk zijn, maar kan nu eenmaal vaak niet meer bij elkaar gehouden worden. Wel heeft hij tips voor Scrummasters die moeite hebben met de retro’s op afstand houden: Maak specifiek wat niet goed gaat. Er kunnen namelijk verschillende onderdelen niet zo goed gaan. Lukt het niet om de juiste info op te halen? Misschien is het wel moeilijker om lastige dingen te bespreken op afstand, of misschien is het lastiger om afspraken te maken en na te komen door gebrek aan sociale controle. Identificeer dus wat er niet goed gaat en zoom hierop in en leg het terug bij je team. Het is immers aan het team om dit probleem samen op te lossen.

Kortom, er zijn een paar opmerkelijke effecten op het Scrum werken door de quarantainetijd. Ten eerste zijn teamleden vaker op tijd bij meetings, ten tweede zijn deze meetings heel productief. Een nadeel is dat meetings zoals de retrospective juist lastiger gaan, doordat men niet meer bij elkaar in dezelfde ruimte is. Mijn tips: kijk goed naar de onderdelen van het werken waar jouw team tegenaan loopt en bespreek dit met jouw team. Overweeg ook of het gebruiken van online tools zoals Mural jouw team kan helpen. Uiteindelijk blijkt ook Scrum op afstand goed te werken om in te spelen op veranderingen. Blijf goed in de gaten houden wat de impediments van jouw team zijn en ga samen ‘het nieuwe normaal’ tegemoet.

Geschreven door:
Bas Bruil
IT-Consultant