Wat is een procesanalist?

Altijd al benieuwd naar de werkzaamheden van een procesanalist? In dit artikel leggen we je uit wat een procesanalist is en wat voor eigenschappen hierbij van belang zijn. Het verschil tussen een procesanalist en een business analist wordt uitgelegd en we geven een praktijkvoorbeeld.

Een procesanalist is iemand die zich bezighoudt met het optimaliseren van de bedrijfsprocessen in een organisatie. Een procesanalist is voortdurend op de hoogte van wijzigingen aan deze processen en is continu op zoek naar verbeteringen in de manier van werken om tot betere eindresultaten te komen. Slimmer werken en betere samenwerking zijn zaken waar een procesanalist naar op zoek is. Om nader in te gaan op het verbeteren van bedrijfsprocessen, is het belangrijk om duidelijk te hebben wat een bedrijfsproces is.

Een bedrijfsproces is een werkwijze die volgens bepaalde afspraken of protocollen verloopt. Dit komt neer op een set aan activiteiten die meestal door meerdere mensen in een vaste volgorde worden uitgevoerd. Vaste werkzaamheden, handelingen en meetings kunnen onderdeel van een bedrijfsproces zijn.

Voor een organisatie is het van belang dat de bedrijfsprocessen zo efficiënt en soepel mogelijk verlopen. De procesanalist besteedt daarom continu aandacht aan procesoptimalisatie. De belangrijkste voordelen van procesoptimalisatie in een organisatie zijn:

• Verbeteren van de kwaliteit voor een beter eindproduct.
• De doorlooptijd van bedrijfsprocessen verkorten.
• Verlagen van kosten door elimineren van onnodige handelingen.

Een procesanalist heeft een cruciale rol in het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Het vastleggen, visualiseren en verbeteren van bedrijfsprocessen, zijn de drie belangrijkste werkzaamheden van een procesanalist. Hieronder zullen deze activiteiten verder worden besproken.

De procesanalist brengt de bedrijfsprocessen in kaart. Door de processen zo nauwkeurig mogelijk te documenteren, is het eenvoudiger om inefficiënties te signaleren. Voorbeelden van bedrijfsprocessen zijn: softwareontwikkeling, incident processen, autorisatiebeleid- of security beleidsprocessen. Om deze processen zo nauwkeurig mogelijk vast te leggen, spreekt de procesanalist met verschillende stakeholders. Stakeholders die een directe rol hebben bij een proces.

De procesanalist weegt af bij welke stakeholders hij informatie gaat ophalen. Dit zijn meestal managers, product owners en developers. Door middel van meetings en interviews met de stakeholders wordt hun input opgehaald. De procesanalist brengt vervolgens de verzamelde input in kaart. Het is belangrijk dat er een duidelijk beeld ontstaat van de processen, voordat gekeken kan worden naar verbeteringen.

Het visualiseren van de bedrijfsprocessen is de volgende stap in de werkzaamheden van een procesanalist. Met behulp van diagrammen en grafieken, zoals een flowchart of een column chart, visualiseert een procesanalist de processen. Hierdoor zijn de bedrijfsprocessen in één oogopslag duidelijk voor de betrokkenen. Visualisatie tools zoals Gliffy en Visio worden vaak gebruikt door procesanalisten.

Een ander hulpmiddel om bedrijfsprocessen te visualiseren is door gebruik te maken van een RACI-tabel. In een RACI-tabel wordt duidelijk weergegeven welke rollen en/of personen op welke manier betrokken zijn bij het proces. Bij iedere combinatie van een persoon en een activiteit, wordt een letter ingevuld (R,A,C,I). De volgende combinaties zijn mogelijk: Responsible (eindverantwoordelijk), Accountable (verantwoordelijk), Consulted (afstemmen), Informed (informeren). Elke activiteit heeft altijd een R en een A. Zie hieronder een voorbeeld van een RACI-tabel.

Nadat het proces volledig in kaart is gebracht, vaak met flowchart en/of RACI-tabel, controleert de procesanalist zijn of haar werk bij de stakeholders en verwerkt hun feedback.

Nu duidelijk is hoe het huidige proces eruitziet, is de volgende stap voor de procesanalist om verbeteringen aan te dragen. Vaak worden deze verbeteringen pas (gedeeltelijk) doorgevoerd na overleg met de manager of product owner. Het is belangrijk dat een verandering in een proces, breed gedragen wordt om tot het beste resultaat te komen.

De meest voorkomende stap is het vinden en elimineren van overbodige processen. De procesanalist stelt zichzelf de vraag welke handelingen écht waarde toevoegt aan het eindproduct en welke niet. De handelingen en werkzaamheden die weinig tot geen waarde toevoegen aan het eindproduct zullen geëlimineerd worden. Onnodige of dubbele handelingen komen vaak naar voren in een flowchart.

Een andere maatregel om tot een verbetering te komen, is het wijzigen van verantwoordelijkheden in een proces. Vaak wordt dit gedaan aan de hand van een RACI-tabel. In deze tabel is het eenvoudig te zien wanneer iemand te veel of te weinig verantwoordelijkheid heeft. Na veranderingen aan de tabel wordt de uitkomst breed gecommuniceerd in een afdeling, zodat medewerkers weten wie welke rol heeft bij het verbeterde proces. Dit leidt vervolgens tot een toename in efficiëntie.

De belangrijkste eigenschap om te hebben als procesanalist, is het geheel overzien inclusief de details. Andere eigenschappen voor een procesanalist zijn: analytisch vermogen hebben, creativiteit, goed kunnen luisteren, behulpzaamheid en flexibel zijn. Je moet altijd op zoek willen gaan naar oplossingen om zaken te verbeteren aan processen, de omgeving, collega’s én zichzelf.