Timemanagement voor thuiswerken

Eerste kwartaal 2020 – of je nu wilt of niet, de meeste Nederlanders werken voor zover mogelijk thuis. Waar thuiswerken ‘vroeger’ nog een privilege leek en waar vooral het argument gold dat er thuis zo veel beter geconcentreerd kan worden, weten we nu wel beter. Vijf dagen thuiswerken is niet altijd prettig. Zeker niet als meerdere huisgenoten thuis rondkruipen, rennen of in dezelfde ruimte werken.

Een aantal onderwerpen waar de meeste thuiswerkers tegenaan lopen zijn het steeds meer door elkaar lopen van werk en privé door het continue thuiswerken, ongemerkt meer of juist minder dan 8 uur per dag werken en een telefoon hebben die roodgloeiend staat, terwijl ook in de mailbox de mailtjes continue binnen blijven stromen. Over deze onderwerpen willen we graag een aantal tips met jou delen!

1. Werk vaste tijden en deel deze tijden met je collega’s, maar ook thuis (indien van toepassing). Anderen weten dan wanneer je te bereiken bent voor werk (collega’s) én voor niet werk-gerelateerde (thuisfront) vragen.
2. Plan je werkzaamheden in en deel deze planning thuis. Zo voorkom je bijvoorbeeld dat er twee mensen tegelijkertijd in een ruimte aan het bellen zijn. Herken je dit? En dan vooral allebei steeds harder gaan praten om geen last van de ander te hebben. Zo irritant, voorkomen dus!
3. Kies er voor om je werktijd ook aan je werk te besteden. Het lijkt zo aantrekkelijk om tussendoor even wat kleine dingen in het huishouden te doen, maar je zult merken dat je daardoor steeds makkelijker, vaker en langer afgeleid wordt (het Zeigarnik-effect).

1. Door vaste werktijden te werken, merk je zelf veel sneller of je meer of juist minder dan acht uur per dag aan je werk besteed. Zorg dat je je werkdag ook zo normaal mogelijk opstart, dus niet in je pyjama werken en later op de dag pas omkleden.
2. Stel prioriteiten, zodat de belangrijkste taken in elk geval uitgevoerd kunnen worden binnen de beschikbare acht uur. Minder belangrijke taken laat je nou eenmaal makkelijk wachten tot de volgende werkdag. Gebruik om te prioriteren onderstaande tabel.

Wist je dat generaal Eisenhouwer deze methode ook al gebruikte tijdens WO II? Een ideale methode die 70 jaar na onze bevrijding nog steeds actueel is!

3. Maak een to-do list op volgorde van prioriteit. Een fijne (gratis) app om een to-do list te maken en gemotiveerd te blijven om jouw lijst elke dag weg te werken is ‘Todoist’ (voor Android en iOS beschikbaar).
4. Zeg alleen ‘ja’ tegen werkzaamheden die én bij jouw takenpakket horen én die prioriteit hebben. Wees er in de andere gevallen eerlijk over dat jij die werkzaamheden op korte termijn niet op gaat kunnen pakken. Zo voorkom je dat je na 8 uur werken nog extra werkzaamheden uit te voeren hebt of dat je iemand teleurstelt. Belofte maakt namelijk schuld. Een handige manier om inzicht te krijgen of een activiteit (nu) door jou opgepakt moet worden het het maken van een argumenten tabel. Schrijf links alle voors op, rechts alle tegens. Geef al deze scores vervolgens een waarde (1 t/m 10) waarbij een 10 bij de voors ‘heel belangrijk om het wel te doen’ is en een 10 bij de tegens ‘heel belangrijk om het juist niet te doen’ is. Tel vervolgens alle waardes per rij op en voer de activiteit alleen nu uit als de totale waarde voor de voors minimaal het dubbele is ten opzichte van de tegens.

5. Time je werkzaamheden. Ben jij van plan om ergens een half uur tijd aan te besteden en wordt dit regelmatig 1,5 uur? Gebruik dan bijvoorbeeld TomatoTimer. Je kunt zelf de tijdsduur en alarmtype wijzigen bij ‘settings’. Weet je waarvoor je deze timer ook goed kan gebruiken? Meetings! Spreek eens af om om de 5 á 10 minuten een signaal af te laten gaan. Op het moment dat het signaal gaat beslissen alle aanwezigen of het onderwerp wat besproken wordt nog steeds interessant is om verder te bespreken. Vind niet iedereen het meer interessant? Afronden of buiten de meeting verder oppakken!

1. We snappen dat het heel vervelend is om midden in een klus gestoord te worden. Als dit door kleine kinderen gebeurt, dan is dit niet altijd te voorkomen en vraagt dit om flexibiliteit. Van oudere kinderen, collega’s en partners mag je wel verwachten dat zij hier rekening mee kunnen houden. Andersom overigens ook! Onze tip is om een ‘1:1’-lijst te maken. Stoor iemand liever een keer voor meerdere dingen, dan meerdere keren voor elke keer maar een ding. Dat gaat jou en de ander een hoop rust geven!
2. Stel jezelf de volgende vier vragen voordat je een ander stoort. Vraag de ander om dat ook te doen voordat jij gestoord wordt:
– Wat is het probleem?
– Wat is het ergste wat er kan gebeuren als we het niet nu meteen oppakken?
– Heb ik zelf alles al geprobeerd om het zelf op te lossen?
– Wat ga ik vragen en wat verwacht ik dan dat de ander gaat doen?
Je zult merken dat het overgrote deel van je vragen/opmerkingen op het ‘1:1’-lijstje kan en dus op een later tijdstip opgepakt kan worden.
3. Zet je telefoon af en toe op ‘auto-modus’ en je mailbox uit, even lekker geen afleiding door telefoontjes, social media, mailtjes etc. Helpt enorm bij het focussen!

1. Eat that frog…begin je dag met de meest vervelende klus (gelukkig hoef je die kikker niet echt op te eten ^-^), dan heb je dat maar alvast gehad en hoef je daar niet de rest van de dag tegenaan te hikken!
2. Wist je dat geluid er voor zorgt dat je je kan concentreren of niet? Luister als je je wilt concentreren dan ook niet naar muziek met verstaanbare tekst, bij instrumentale muziek kun je je veel beter concentreren. Wist je dat omgevingsgeluid (niet verstaanbaar, niet overheersend) sowieso goed helpt om je te kunnen concentreren? Luister het volgende youtube-filmpje eens tijdens een werkdag om te kijken of dit ook voor jou werkt. Helemaal nu je in deze tijd niet meer in een koffiebar kan werken.

Hoe werk jij slim en efficiënt in deze periode? Als jij nog meer gouden tips hebt, deel ze met ons via onze social media kanalen op: LinkedIn of Facebook.