Het is weer mogelijk om meer op kantoor te gaan werken. Maar hoe zorg je ervoor dat het niet veel te druk wordt? Een werkplek reserveringssysteem biedt hiervoor de oplossing. Onze developers hebben een gratis werkplek reserveringsapplicatie gebouwd genaamd Stoelendans. Een simpele applicatie die door iedere organisatie is te gebruiken.
Wat is Stoelendans?
Stoelendans is een gratis online werkplek reserveringsapplicatie die collega’s in staat stelt om op een eenvoudige manier een werkplek te reserveren. Vooraf kun je instellen hoeveel plekken er beschikbaar zijn per ruimte. Collega’s die naar kantoor willen komen kunnen zelf een plekje reserveren voor een of meerdere dagen. Zo blijft het mogelijk om op een veilige manier op kantoor samen te komen.
Hoe werkt de werkplek reserveringsmodule in Stoelendans?
Let op: de eerste keer dat je inlogt als organisatie zijn er nog geen locaties of werkruimtes bekend. Deze moet je zelf toevoegen, zie hiervoor de knop ‘Manage locations’ wanneer je linksboven op het hamburger menu klikt.
Locaties en ruimtes toevoegen
Klik linksboven op het hamburger menu en vervolgens op ‘manage locations’. Een nieuw venster opent waarna je een startdatum van de locatie of ruimte moet aangeven. Vervolgens kun je de naam toevoegen en sluit je af met de beschikbare capaciteit van de locatie of ruimte.
Wanneer je dit hebt gedaan is het voor iedereen, binnen jouw domein, mogelijk om deze werkplekken te reserveren.
Jouw reserveringen beheren
Wanneer je linksboven op het hamburger menu klikt, kun je navigeren naar ‘My reservations’. Hier zie je in een oogopslag voor welke dagen jij bent aangemeld. Je kunt jouw reserveringen ook gemakkelijk wijzigen of aanpassen.
Veiligheid en privacy van de werkplek reserveringsapplicatie
De opzet van Stoelendans beoogt jouw privacy te waarborgen. De applicatie registreert alleen het e-mailadres waarmee je inlogt. Door in te loggen (en zo je e-mail te verifiëren) krijg je toegang tot informatie over beschikbare werkplekken zoals die voor jouw domein zijn vastgelegd. Het domein is het gedeelte achter het ‘@’ van jouw zakelijke e-mailadres. Doordat we met domeinregistratie werken, is het niet mogelijk dat mensen van buitenaf toegang krijgen tot jouw omgeving. Tenzij zij een e-mailadres hebben binnen jouw domein.
E-mailadressen die gebruikt worden om in te loggen worden nooit gedeeld met andere gebruikers van de applicatie.
Groepsbericht sturen naar aangemelde personen
Het is niet mogelijk om vooraf te zien wie er naar kantoor komt. Heb je een belangrijke vraag die je vooraf wilt stellen of wil je achteraf iets meedelen? Dan kun je een groepsbericht mailen naar iedereen die op die specifieke dag bij de locatie van jouw reservering aangemeld is of was. Deze functie kun je bijvoorbeeld ook gebruiken om de aanwezigen te waarschuwen als jij, of een collega, na aanwezigheid op een locatie postief getest wordt op corona.
Navigeer via het hamburger menu naar ‘Message’. Het onderstaande venster zal zich openen. Je kunt zelf een tekst toevoegen en op ‘send’ klikken. Vervolgens zal iedereen die aangemeld is hier een melding van ontvangen. Selecteer ‘Broadcast’ om een bericht te sturen naar alle collega’s die zich op de geselecteerde datum hebben aangemeld. Dit bericht wordt naar alle locaties binnen jouw domein verstuurd.
Starten met de Stoelendans reserveringsmodule
Nu we de hele module hebben uitgelegd kun je zelf starten met het gebruiken van de Stoelendansapplicatie. Deze applicatie is gratis en zal ook gratis blijven. Loop je tegen problemen aan of heb je verbeteringen? Dan kun je deze naar ons mailen door op onderstaande button te klikken.