Agile Coach Labs

Hoe zorg je ervoor dat een gesprek niet stuk loopt op details die niet eens met het hoofdonderwerp te maken hebben? Of hoe zorg je er in een groep voor dat iedereen ruimte heeft om zijn ideeën te delen, zonder daar een hele dag voor uit te trekken? De Agile coaching avond georganiseerd in samenwerking met Wemanity gaf handvatten om hiermee om te gaan.

De kennisdeling was opgedeeld in een introductie onderdeel, waarbij enkele coaching technieken werden belicht en een oefendeel, waarbij in groepen voorbeeldcases gespeeld konden worden. Ook was het mogelijk om praktijkvoorbeelden na te bootsen die deelnemers hadden meegemaakt in hun rol als agile coach of scrum master.

Hieronder zijn drie technieken verder toegelicht die gedeeld werden tijdens de Qquest kennisdeling.

Soms ontstaat er in situaties een ‘drama driehoek’, waarbij drie spelers elkaars negatieve gedrag faciliteren en versterken. Door dit gedrag te herkennen kun je dit proberen om te vormen naar een positieve variant, waarbij het versterkende effect juist gewild is.

Een van de spelers is het slachtoffer, degene die ‘alles maar overkomt’, zich niet zeker voelt in een situatie, en (daardoor) geen verantwoordelijkheid neemt voor een probleem.
Het gedrag van het slachtoffer roept irritatie op in een aanklager, die het probleem wel benoemd, maar de schuld bij een ander legt. De redder neemt juist verantwoordelijkheid af van een slachtoffer door zelf alles op te willen lossen, en zo het slachtoffer afhankelijk houd.

De rollen kunnen ook verschuiven: een slachtoffer kan in de rol van aanklager stappen, en anderen de schuld gaan geven, terwijl een redder zich misschien miskent voelt en zelf in de slachtofferrol schiet. Daarnaast hebben de rollen elkaar nodig: zonder aanklager voelt de redder zich minder geroepen om te helpen, of zonder redder moet het slachtoffer zelf naar oplossingen zoeken.

Een typisch voorbeeld:
Slachtoffer: “Nou de directeur is alweer langsgekomen om te klagen, en moet ik weer van alles veranderen. Ze komt ook altijd naar mij toe.”
Aanklager: “Ja maar dat probleem had je ook allang moeten oplossen, heb je de backlog niet gezien? Je zei dat dat in een week wel af was!”
Redder: “Oh geen zorgen, ik heb daar al ervaring in dus ik los het vast sneller op, en ik werk wel wat uurtjes langer.”

Om dit gedrag te doorbreken moeten de drie rollen ander gedrag vertonen. Het slachtoffer moet leren verantwoordelijkheid te nemen voor zowel acties als gedachten. In plaats van op zoek te gaan naar iemand die zijn probleem oplost, juist zoeken naar iemand die hem leert om zelf het probleem op te lossen. Dit is ook de rol die de redder kan innemen: leraar, of coach. Door anderen te leren hoe ze een probleem oplossen, en vertrouwen te krijgen in hun kunnen. Hiernaast kan de coach grenzen stellen aan de tijd en hulp die hij geeft: het slachtoffer moet leren zelf dingen op te lossen. De aanklager kan zijn gedrag aanpassen door minder te oordelen, en juist uit te dagen. Door te praten in de ik-vorm, voelen anderen zich minder aangevallen, en worden ze niet in de slachtofferrol geduwd.

Misschien herken je dit gedrag in jezelf, en kun je bewuster actie ondernemen, maar ook als buitenstaander kun je helpen, door open vragen te stellen als: “wat voor stappen zou je zelf kunnen zetten om de situatie te verbeteren?”, of “wat zou je graag veranderen aan deze situatie?”.

Stop en rewind is een simpele techniek, die vooral helpt als je vastloopt in een gesprek, of het idee hebt dat een gesprek een heel andere kant op gaat dan je bedoeld had. Geef jezelf toestemming om een gesprek op time-out te zetten, een paar stappen terug te doen, of op een ander moment verder te laten gaan. Dit kan met een simpele uitspraak als “Wacht, ik denk dat we de verkeerde kant op gaan. Kunnen we een paar stappen terug zetten?”. Op dezelfde manier kan het helpen om een gesprek op pauze te zetten, of een gesprek te stoppen.
Terwijl de techniek zelf simpel is, is het herkennen van de situatie waarin je het moet toepassen soms lastig (je wordt bijvoorbeeld meegetrokken in een verhit gesprek). Neem daarom ook tijdens een gesprek de rust om samen te vatten, en te reflecteren of jij en je gesprekspartner niet langs elkaar heen praten.

1-2-4-All is een techniek die onder de koepel ‘Liberating Structures’ valt. Dit zijn 34 interventies die je kunnen helpen als bijvoorbeeld discussies vastlopen, deelnemers weinig interesse tonen, of je het idee krijgt dat niet iedereen aan het woord komt.
1-2-4-All is een techniek om iedereen zijn ideeën te laten delen, zonder er een langdradig kringgesprek van te maken.

Stel aan de deelnemers een open vraag over input voor een kans of probleem (“Waar zie jij een mogelijkheid om vooruitgang te boeken op dit probleem?”), en geef elk individu 1 minuut de tijd om hierop te reflecteren.

Geef deelnemers, in paren, 2 minuten de tijd om ideeën te genereren, gebaseerd op hun eigen reflectiemoment.

Laat viertallen hierna in 4 minuten hun ideeën delen en zoeken naar verschillen en overeenkomsten.

Laat de groepen nu hun meest uitgesproken idee delen met de groep, het liefst een die nog niet door een andere groep is gedeeld. Neem hier 5 minuten voor. Als facilitator kun je hierna beslissen om nog een ronde te doen (het totaal duurt slechts 12 minuten), of verder te gaan met een andere techniek zoals dot-voting, of de ideeën te plotten op basis van haalbaarheid en innovativiteit.

Deze techniek geeft ook ‘stille’ deelnemers de kans om input te geven, en verlaagt machtsverschillen tussen deelnemers. Daarnaast zorgt het samenvoegen en overleggen van ideeën voor een soepelere opbouw naar consensus.

Let als facilitator strikt op de tijd, doe liever een extra ronde dan andere rondes eindeloos te verlengen. In grote groepen helpt het om iemand aan te wijzen die de ideeën opschrijft, of liever nog, visualiseert. En net als elke brainstormtechniek: maak duidelijk dat kritiek en commentaar niet gewenst is tijdens het delen van ideeën.

Tijdens de oefenrondes was er tijd voor discussie en reflectie over situaties die voorkomen in Agile teams, of die je als Agile coach kan tegenkomen. Twee nuttige inzichten vond ik de volgende:
Wanneer je iemand mee wil krijgen in een situatie, vraag dan naar zijn drijfveren of belangen. Bedenk dat je beide uiteindelijk aan hetzelfde doel werkt, maar de situatie vanuit andere perspectieven bekijkt. “Ik ben oke, en jij bent oke”.

‘Ik ben oke, en jij bent oke.’

Wil je iemand aanspreken op zijn gedrag, observeer, en wees objectief. Benoem wat je hoorde en zag, en wat jij daarbij voelt. Door in de ik-vorm te praten geef je de ander de ruimte om zijn ervaring te delen zonder dat hij of zij zich aangevallen voelt.

Natuurlijk zijn er meer dingen besproken deze avond, en heeft het actief oefenen met de stof meer bijgebracht dan alleen het aanhoren zelf. Ik raad daarom zeker aan om eens langs te gaan bij een meet-up van Agile Coach Labs. Zo heb je een veilige omgeving om moeilijke situaties te oefenen, en leer je weer nieuwe technieken die je kunt toepassen in je werk of privé.

Geschreven door:
Maaike Min
Qquest TalentClass IT-trainee